コンプライアンス

内部統制システムの整備に関する基本方針

NTTビジネスアソシエ西日本は、NTTビジネスアソシエグループ、NTT西日本グループの一員として、企業としての社会的責任を自覚しつつ、社会の持続的な発展に貢献していくことを基本として経営に取り組んできているところであり、今後とも、コンプライアンス(法令遵守)や、個人・顧客情報の保護などを徹底することはもとより、共通系業務の担い手として総務・人事・給与・経理業務などの提供を取締役や社員などが適正に実施することを通じて、「社会的」「経済的」「人間的」価値を高めることにより、安心・安全で持続可能な社会の構築に貢献していく。これらのミッションを果たすため、以下の通り内部統制システムの整備を行う。

内部統制システムの整備に関する基本的考え方

  1. 内部統制システムの整備にあたり、法令の遵守、損失の危機管理および適正かつ効率的な事業運営を目的に、損失の未然防止、損失最小化に向けた各種対策を講じる。
  2. 上記内部統制システムの整備および運用状況について検証・評価をする組織として経営企画部を設置し、リスクの高い項目について監査を実施することにより、有効性を評価した上、必要な改善を実施する。
  3. 社長は業務執行の最高責任者として、内部統制システムの整備および運用について責任をもって実施する。

内部統制システムの整備に関する個別体制

  1. 取締役および社員などの職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

    当社は、法令を遵守することはもとより、高い倫理観を持って事業を運営していくため、以下の取り組みを行う。

    1. 社員就業規則などにおいて、事業を適正かつ効率的に運営するため、誠実に法令、規程および通達を遵守し、全力をあげてその職務の遂行に専念しなければいけないと定める。
    2. 当社の役員および社員などは、NTTグループ企業倫理憲章を企業倫理に関する具体的行動指針とする。
    3. 企業倫理の責任体制を明確化し、企業倫理の確立、コンプライアンス意識の醸成、綱紀の保持、申告に関する調査検討などを行うため、社長を委員長として、企業倫理委員会を設置する。
    4. より風通しの良い企業風土の醸成に努めるため、社内に企業倫理ヘルプラインを設置するとともに、グループ横断的な社外の申告・相談窓口であるヘルプラインを活用する。
    5. 役員や社員などに対する継続的な啓発活動を行うため、企業倫理・CSR研修などを実施する。また、社内チェックの充実・強化を図るため、企業倫理およびCSRに関する意識調査などを行う。
  2. ビジネスリスクマネジメントに関する規程その他の体制

    当社は、ビジネスリスクについて適切にマネジメントするため、リスクの発生を予防し、事前準備するとともに、リスクが発生した場合に的確かつ迅速な対応ができるよう、NTT西日本グループビジネスリスクマネジメントマニュアルを活用する。

  3. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

    当社は、取締役の適切な責任分担と監督体制により効率的な業務運営を行うため、以下の取り組みを行う。

    1. 組織の構成と各組織の職務範囲を定める組織規程および権限の分掌を定める責任規程を策定する。
    2. 取締役会規則を定め、原則四半期毎に1回開催される取締役会において、経営に関する重要事項について、関係法規、経営判断の原則および善良なる管理者の注意義務などに基づき決定を行うとともに、定期的に職務の執行状況などについて報告する。
    3. さらに、効率的かつ効果的な経営を推進するため、会社経営に関する重要事項を課題毎に議論し、適正な意思決定を行うための経営会議を設置する。
  4. 取締役の職務の執行に関する情報の保存および管理に関する体制

    当社は、取締役の職務の執行に関する情報の管理を行い、適正かつ効率的な業務運営に資するため、以下の取り組みを行う。

    1. 文書(関連資料および電磁媒体に記録されたものを含む。以下「文書」という。)その他の情報の管理について必要事項を定めるため、文書規程、情報セキュリティマネジメント規程などを策定する。
    2. 文書の整理保存の期間については、法令に定めるものの他、業務に必要な期間、保存する。
  5. 業務の適正を確保するための体制

    当社は、NTTグループ会社間の取引について、法令に従い適切に行うことはもとより、適正な業務運営を行い、NTTビジネスアソシエグループおよびNTT西日本グループとしての成長・発展に資するため、以下の取り組みを行う。

    1. 危機発生時における当社からNTTビジネスアソシエ社およびNTT西日本社への連絡体制整備
    2. 不祥事などの防止のための社員教育や研修などに係る体制整備
    3. 情報セキュリティおよび個人情報保護に関する体制整備
    4. 財務状況などについての当社からNTTビジネスアソシエ社への定期的な報告
  6. 取締役および社員が監査役に報告をするための体制およびその他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

    当社は、監査役の監査が実効的に行われることを確保するため、取締役および社員が職務執行に関する重要な事項について監査役に報告するなど、以下の取り組みを行う。

    1. 取締役などから職務執行などの状況について以下の項目について報告する。
      1. 1). 経営会議で決議された事項
      2. 2). 会社に著しい損害をおよぼした事項およびおよぼすおそれのある事項
      3. 3). 月次決算報告
      4. 4). 内部監査の状況
      5. 5). 法令・定款などに違反するおそれのある事項
      6. 6). ヘルプラインへの通報状況
      7. 7). 上記以外のコンプライアンス上重要な事項
    2. 監査役の求めに応じ、代表取締役などは、定期的および随時に監査役と意見交換を実施する。
    3. 監査役は取締役会のほか、重要な会議に出席することができる。
    4. 監査役は、独自に外部専門家などと契約し監査業務に関する助言を受けることができる。

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