事例紹介

現状の基幹システムそのままで導入可能なWinActor®により 膨大なルーティンワークを削減、コア業務の意欲向上へ。

事業概要

パナソニックグループの経理財務部門をサポートする会社として創業、2017年より人事領域にも事業を拡大。主な事業の柱は2つあり、1つはパナソニック本社や社内カンパニーの事業所ごとの会計や財務業務の集約化・効率化を図って現場のサポートを行う経理・財務プロフェッショナル事業。もう一つは今回RPAを導入したHR(Human Resources)プロフェッショナルサービスセンターが担当する人事プロフェッショナル事業。こちらは人事サービス業務の集中処理センターで、主に従業員の異動・組織変更、評価システムの運用、勤務管理、給与、身上変更手続き、福祉サービス等を担当している。

WinActor®導入の背景・経緯

  • 働き方改革が求められ、労働人口の減少が懸念される中、業務のプロセスを見直して効率化を推進し、コア業務に集中できる環境づくりが大きな命題になっていた。
  • 業務の標準化を最優先に取り組むなかで、2017年夏にRPA導入の検討を開始。同年10月にはWinActor®を選定、3カ月のトライアルを経て、2018年2月から正式導入。
  • WinActor®選定においては、比較的容易にシナリオ化ができ、かつ基幹システムを大きく変えることなく低コストで対応可能である点を重視した。

適用業務と導入効果

人事基幹システム情報の加工、メール配信をWinActor®が代行。
一時期に集中する人事業務の負担を軽減し、人員はコア業務へ。

  • 月間数千件に及ぶメール配信の確認、実行時間が1/4に削減(最大12分→最大3分)
  • メール配信時の個人別ファイルセットおよび圧縮加工時間が約10時間削減(約12時間→2時間)
  • 単身赴任旅費手続きワークフローの確認業務が月0.85人削減(約200時間→60時間)
  • 部門独自データベースのメンテナンス作業が約2時間削減(1回3時間→1時間)

業務フロー

Before

業務プロセスの改善を推進する中で、Excel®マクロ等での簡易的な業務効率化を進めていたがネクストステップとして基幹システム情報からデータを抽出して加工する業務や、メーラーを使ったメール配信などについて業務改善するための新たな方法が必要だと感じていた。

After

⽉間数千件に及ぶメール配信の確認、実⾏が⾃動化され、時間も1/4に削減。
単身赴任旅費手続きワークフローの確認業務も約200時間から60時間へ削減。
その成功体験が業務改善への意識の⾼まりや、コア業務への意欲向上につながってきている。

お客様の声

人事業務のプロセス改善を推し進める中で、RPA導入を検討され、NTTビジネスアソシエ西日本のWinActor®を採用。稼働後は、毎年4月、10月に集中する人事業務の負担が削減されるなど大幅な改善が実現しています。業務改善を指揮する本部長の松本典子様、実務面で課題抽出に当たられた水嶋美紀様、運用・シナリオ作成を担当される日本アイ・ビー・エム・サービス株式会社のシニア・コンサルタント濱島利徳(かずのり)様に、導入に至った経緯や運用効果についておうかがいしました。

今回、WinActor®を導入する以前、どのような業務に課題を抱えていたのでしょうか?

人事管理本部 本部長 松本典子様
人事管理本部 本部長 松本典子様
働き方改革が早急な命題となる中、数年前から業務のプロセスを見直し、効率化を推し進めています。とくに人事関連の事務処理は4月、10月に集中し、作業は煩雑になります。ピーク時には月1,000人を超える転勤等の手続きを行うこともあり、組織改編があればグループ全社員の1/4が異動する場合もあります。当該月は残業もやむを得ないという雰囲気が社内に蔓延しており、業務の品質向上とミスの削減が課題となっていました。さらに、人事のプロ集団であるがゆえに、属人化されている業務も多く、それらの標準化は急務と考えていました。

改善策としてRPAに着目した理由、さらに数あるRPAツールの中からWinActor®を選定された決め手をお聞かせください。

業務を標準化していくうえで、これまでにもExcel®マクロ等で簡易的な業務効率化を進めていましたが限界もあり、さらなる改善のための突破口としてRPAに着目しました。ただ、会社全体で必要な人事基幹システムについては改定・修正することで対応するため、サーバー型までは不要と判断し、加えて基幹システム周辺で、比較的短いリードタイムで業務効率化を推進したいという社内ニーズに応えるには、デスクトップ型のRPAのほうが現状の課題解決につながると考えました。WinActor®はそれらの条件に合致するうえ、日本語にも対応しており、導入事例が多いことが選定の決め手になりました。

具体的にどのような点に優位性を感じられたのでしょうか?

日本アイ・ビー・エム・サービス株式会社 シニア・コンサルタント 濱島利徳様
日本アイ・ビー・エム・サービス株式会社
シニア・コンサルタント 濱島利徳(かずのり)様
人事基幹システムから情報を抽出し、データ加工することが多くなるため、連携性に優れていたことはWinActor®に決めた大きな要因の一つといえます。他社のRPAも試験したのですが、英語版しかないものは短いリードタイムで運用するという目的からすると導入は難しいと感じました。

導入までのプロセスで課題となったことありましたか?

想定していたよりもチューニング等が必要であり、人事基幹システムを設計したSEの知見が必要だと判断しました。当初は現場業務担当者にもシナリオを書いてもらうつもりでいましたが、専門のSE担当者を置くことに方向転換しています。その代わり個々の業務担当者から「こんなシナリオができないか」「こうすれば業務改善できるのではないか」といった意見を吸い上げやすいよう、シナリオ作成の”前さばき”の工夫として依頼用のExcel®フォーマットを作成して活用しています。現在では従業員への手続き案内や督促メールの自動配信、メール配信時の添付ファイル圧縮加工、人事基幹システムからの給与チェックデータの自動抽出、同じく基幹システムからデータを引き込んでの各部門データベースのメンテナンス、従業員の人事手続きワークフローの確認業務など多岐に亘る業務をWinActor®で行っています。

WinActor®を導入後、どのような効果がありましたか?

ライフプラン課 主務 水嶋美紀様
ライフプラン課 主務 水嶋美紀様
当初はまさに「魔法が起こったの?」という反応でした。それほど劇的に業務が改善された部分が多々ありました。月間数千件に上るメール配信の確認・実行は自動化され、時間も1/4になり、部門独自のデータベースのメンテナンス作業は基幹システムからデータ抽出するため、ダウンロードを待って確認して…という作業を1回につき3時間ほど行っていたのですが、導入後は約1時間で完了するうえ、パソコン前に担当者が張り付いている必要もなくなり、おまけにミスも起こりません。現在大小あわせると40以上のシナリオが出来ていますが、自分たちの発案でシナリオがつくられ業務負担が軽減されると、その成功体験がモチベーションになるようで、業務改善に対して積極的な意見が上がってくるようになりました。これは想像した以上のうれしい副次効果です。

最後に、今後の展望をお聞かせください。

パナソニック フィナンシャル・アカウンティング&HRプロパートナーズ株式会社様Windows®タスクスケジュールの限界が見えてくるため、WinDirector®導入も検討する一方、対応する業務規模がそこまで大きくないため、現状はライセンスを複数にし、タスクを自動分割するといったことができればいいとも考えています。この場合、タスクスケジュール管理等をどうするかが課題です。また、パナソニックの各事業所の人事部門でも集計・分析用のデータ加工等についてRPA導入のニーズがありますので、我々シェアード部門からのWinActor®シナリオ提供による展開が可能かどうかについて、検討に入りたいと思っています。そのためにもチューニング等さまざまな課題をクリアしていきたいところです。

企業情報

商号 パナソニック フィナンシャル・アカウンティング&HRプロパートナーズ株式会社
所在地 〒540-6230 大阪府大阪市中央区城見2丁目1-61 OBPパナソニックタワー30階 (HRプロフェッショナルサービスセンターの所在地)
業務内容 経理・財務、人事のプロフェッショナル事業、シェアードサービス事業
設立 2009年4月
資本金 5,000万円
代表取締役 井垣誠一郎
社員数 836名(2018年4月1日現在)

※WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※WinDirector®は株式会社NTTデータの登録商標です。
※Windows®、Excel®はMicrosoft Corporationの登録商標です。

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