事例紹介

膨大な数のツアー登録業務をWinActor®で自動化。部門を越えて導入希望を募り、業務の洗い出し契機に。

事業概要

前身の伊勢電鉄自動車が1931(昭和6)年に設立されて以来、三重県民の生活の足として、地域の方々に親しまれてきました。
現在は、三重県内及び隣接県で運行している乗合バスと貸切バスの事業を中心に、旅行事業、自家用自動車管理事業、管理受託事業、自動車整備事業、土地建物賃貸事業、保険事業、広告事業及び観光コンサルティング事業等多角的な事業展開を図っています。
「お客さま第一」「自己革新」「豊かな郷土づくり」の企業理念を掲げ、三重交通グループの中核会社として、地域社会の発展に寄与しています。

WinActor®導入の背景・経緯

  • 旅行営業部では、ツアーのインターネット販売登録業務について他部署へ応援を依頼するなど非常に人手がかかっていた。
  • 解決策を検討するなかで、RPAによる業務改善が話題に上っていたところ、NTTビジネスアソシエ西日本より提案を受けた。
  • WinActor®なら難しい設定の必要がなく、ほかの業務にも展開すれば社全体の生産性向上に役立つと考え、導入を決定した。

適用業務と導入効果

他部署に応援を依頼し、約20名で年間約67時間要していたツアー登録作業をWinActor®が代行。旅行営業部内で作業が完了し、他部署への応援にかかる調整稼働も削減!
総務部門での定期券料金検索・入力など手間のかかるルーティンワークも自動化し、全社展開に着手

旅行営業部

Before

インターネット販売用にツアープランの登録業務を行っているが、作業量に対して期間が短いため他部署に応援を依頼し、約20人が通常業務とは別に登録作業を負担していた。

After

1コースあたり約8分、年間約500コースの登録作業をWinActor®で代行、年間で約67時間の作業から社員は解放。ミスが軽減され、旅行営業部内での確認要員1名で済むようになり、他部署への応援要請も不要となった。

総務部

Before

社員の通勤定期券の申請書(紙ベース)に沿って鉄道会社HPから料金を検索し、表示された料金を手書きで記載していたが、手間のかかるルーティンワークのため負担となっていた。

After

年2回、1回あたり約4時間を要する作業を、申請書をエクセルベースにした上でWinActor®により自動化し、社員による入力作業の省略及びミスの軽減を実現した。

お客様の声

三重交通株式会社様全社を挙げて生産性の向上に取り組むなか、2018年春に定型業務へのRPA導入を決定し、同年6月にWinActor®を採用。「シナリオ作成支援」プランも同時採用し、現在は旅行営業部と総務部の2部門で業務改善の成果があがっています。WinActor®の運用を担当される情報システム部・部長の水谷佳広様、課長の折野利信様、同部シナリオ作成担当の香川崇久様、加藤陽亮様に加え、実際に業務改善に取り組まれた旅行営業部パルック課長の北村真臣様、総務部総務課の渡邉航平様に、導入までの経緯や運用効果等についておうかがいしました。

今回、WinActor®を導入する以前、どのような業務に課題を抱えていたのでしょうか?

旅行営業部パルック課長 北村真臣様
旅行営業部パルック課長 北村真臣様
旅行営業部では年10回、チラシ告知インターネット販売について登録業務を行っています。ツアー企画の細かな情報や写真などを専用サイトに登録する作業は大変手間もかかり、また、作業期間が1週間程度と短いため他部署に応援を依頼せざるを得ず、約20人の社員が通常業務に加えて登録作業を行っていました。1コースあたり約8分の作業時間を要し、それが年間約500コースに上ります。単純作業ではありますが煩雑でヒューマンエラーも起こりやすく、それぞれに登録してもらったデータを確認する作業にも時間を取られていました。

改善策としてRPAに着目した理由、さらに数あるRPAツールの中からWinActor®を選定された決め手をお聞かせください。

情報システム部課長 折野利信様
情報システム部課長 折野利信様
ツアーインターネット販売登録に非常に人手がかかっていることが社内で課題となり、解決策を検討中にNTTビジネスアソシエ西日本から話題となっているRPAの提案を受けました。RPAならツアー登録の問題が解決し、さらには社内のほかの業務に展開すれば生産性向上に役立てることができると考えました。WinActor®は他の製品と比較しても難しい設定がなく、日本語対応のうえに、さまざまな業務に展開しやすいところが当社の目的と合致していました。

具体的にどのような点に優位性を感じられたのでしょうか?

情報システム部 香川崇久様
情報システム部 香川崇久様
当社の情報システム部には自社開発ソフト担当のSEも在籍していますが、RPA導入に際しては、専門的なプログラミング技術を必要としないことから、SE以外のスタッフが担当することにしました。WinActor®導入時はNTTビジネスアソシエ西日本の「シナリオ作成支援」サービスを活用し、当初の課題でもあった旅行営業部のツアー登録については支援を受けながらプログラムを組んでいただきました。その後の他部署での展開にあたっては、担当者が2日間の講座でシナリオ作成について学び、実践に進んでいます。また、パソコン1台ベースでスモールスタートできるのも当社にとってはメリットでした。

導入までのプロセスで課題となったことはありましたか?

総務部総務課 渡邉航平様
総務部総務課 渡邉航平様
2018年8月に旅行営業部でWinActor®による業務自動化を導入したのち、社内担当者による初めてのシナリオ作成には、比較的簡易なプログラムで実現可能な、総務部の「社員通勤定期券の申請書金額入力業務」を選びました。
導入前の作業は、各部署から提出された定期券申請書の内容をもとに、総務部において運賃を確認、記載し、鉄道会社に送付するというもので、申請書を紙からエクセルデータに切り替えたうえで、RPAを導入したことにより自動化を実現できました。
しかし、駅名を入力の際、例えば「伊勢市」と入力すべきところを「伊勢市『駅』」と入力し、そのデータを元にRPAが自動で駅名検索をしたために、「該当する駅がありません。」等のエラー表示が出てしまうことがありました。
シナリオを作るうえでは、どこで線引きし、許容するかのルールづくりに独自の工夫が必要だと実感しました。

WinActor®を導入後、どのような効果がありましたか?

情報システム部 加藤陽亮様
情報システム部 加藤陽亮様
面倒なルーティンワークから解放されたため、社内で大好評です。RPAが受け持つのは単純な繰り返し作業が中心ですが、「想像していた以上に人が動かしているのと同じだ」という感想もあがっています。社内説明会を開いて「自動化したい定型業務」を各部門でピックアップしたところ、すでに60業務あがってきており、順次シナリオ化を検討しています。また、定型業務を集約していくなかで、様々な部署で同じ定型業務をしていることが明らかになり、WinActor®の導入が業務内容の洗い出しや見える化、無駄の削減や改善意識の向上のきっかけになっているのは大きな収穫だと感じています。

最後に、今後の展望をお聞かせください。

情報システム部長 水谷佳広様
情報システム部長 水谷佳広様
今後は、各部門での日次、月次報告といった定型業務に順次WinActor®を導入していきたい考えです。基幹システムからのデータ抽出や加工、Webからの情報引き込みなどを行って会議資料の作成や実績管理・分析を行っているものは多く、それらの自動化については、部門を横断して共有できる「シナリオのパーツ」もつくることができるでしょう。製造元であるNTTアドバンステクノロジのHPで公開されているパーツ集や導入事例などもぜひ参考にしたいと思います。また、どうしても手書き書面を無くせない部門もいくつかあり、AI OCRの導入も視野に入れています。WinActor®による業務の自動化を推し進めることで、さらなる生産性の向上を目指していきたいと思います。

企業情報

商号 三重交通株式会社
所在地 〒514-8635 三重県津市中央1番1号
業務内容 乗合バス事業、貸切バス事業、旅行事業、自家用自動車管理事業、管理受託事業、自動車整備事業、土地建物賃貸事業、保険事業、広告事業、観光コンサルティング事業等
設立 1931年2月26日
資本金 4,017百万円
代表者 代表取締役社長 雲井 敬
社員数 1,255名(2018年3月31日時点)

※WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。

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