事例紹介

電子政府の総合窓口「e‐Gov(イーガブ)」等のオンライン申請にWinActor®を導入。
単純反復作業から解放され、作業時間とストレスの大幅な軽減に成功。

事業概要

1969(昭和44)年に創業し、在宅介護事業を中核として幅広い福祉サービスを展開する株式会社ツクイ。デイサービスや訪問介護、グループホーム運営などの事業に加え、居宅介護支援、有料老人ホーム事業、サービス付き高齢者向け住宅事業、調剤薬局、リース事業などを拡大していく中、人材開発事業を新設分割により分社化し、2016(平成28)年に株式会社ツクイスタッフを設立。介護・医療業界に特化した人材サービス事業、労働者派遣事業、有料職業紹介事業、教育研修事業に携わるなか、介護業界における職員不足等の課題解決にも取り組んでいる。

WinActor®導入の背景・経緯

  • 電子政府の総合窓口「e-Gov(イーガブ)」や地方税ポータルシステム「eLTAX(エルタックス)」などを用い、オンライン申請業務を推進してきた。
  • 電子申請は単純反復作業が多く、年末や年度末に作業が集中すると時間外労働や休日出勤が増えるため、RPAによる改善策を模索していた。
  • RPAの効果を検証するため、試用期間を設けていたWinActor®を選定。2017年5月より導入。

適用業務と導入効果

電子申請、データ入力、WEB検索への
WinActor®導入で、時間短縮と作業効率化へ。

Before

人材派遣業務の申請作業について電子窓口の利用を進めるなかで、約800市区町村の労働基準監督署に提出する「36(さぶろく)協定」締結書類をはじめ、全社36支店分の申請作業などを社内に居ながら行えるようになった。一方で、PCによる単純反復作業が増え、精神的な苦痛を訴える声も上がっていた。年末や年度末など業務が集中する時期には時間外労働や休日出勤等により対応せざるを得ない状況にあった。

After

業務部情報システム担当が中心となり、電子申請や基幹システムからのデータ抽出、WEBクローラー業務についてWinActor®シナリオを作成し、運用。これらの作業について自動化できたと同時に、人的入力ミス等防止のためのチェック体制も不要となった。とくに年末調整においては3人で数週間を要していたものが、入力・帳票作成についての人的作業がほぼゼロとなり、時間短縮が可能となったうえに担当者のストレスを軽減することができた。

導入効果

  • 1件につき10分を要する電子申請について、36支店で計6時間分の作業をWinActor®で代行することにより30分に短縮。単純反復作業から解放され、ストレス軽減につながった。
  • 年間2~3回で約1500件の反社会的勢力関連情報のWEBクローリングを自動化。
  • 年数回実施していたスタッフ専用システムの修正プログラム対応に伴う約150ユーザー分のアクセス権再設定作業を自動化。

お客様の声

業務の効率化を図る一策として、電子申請の利用などを進めてこられたという株式会社ツクイスタッフ様。それに伴い増加したPC上での作業について、2017年初めにRPA導入の検討をスタートされ、同年5月より2カ月間の試験期間を経てWinActor®を本格採用されました。導入から2年を経て、電子申請はもちろん、基幹システムからのデータ入力やWEB検索などについても業務に則してシナリオを作成され、作業の自動化によって大幅な時間短縮に成功されています。RPAの導入と運用を統括されている業務部長の久保田勝様、情報システム担当係長の横松直樹様にお話しをうかがいました。

今回、WinActor®を導入する以前、どのような業務に課題を抱えていたのでしょうか?

業務部長 久保田勝様
業務部長 久保田勝様
私どもは介護・医療分野での人材派遣事業者という性質上、常に多くの申請作業を行っています。その中で業務効率化を図るため、申請業務の電子化に早くから取り組んできました。「e-Gov(イーガブ)」 や「eLTAX(エルタックス)」などを用いれば、省庁・各市区町村の窓口に足を運ぶ必要もなくなり大変効率的です。その一方でe-Govなどは操作が多少煩雑なこともあり、当社でもPC上での単純反復作業が増えたことについて、精神的なストレスを訴える声も上がっていました。そんな中、2016年の年末、担当者が休日返上で6時間かけて電子申請を行うことになり、ちょうどクリスマスイブだったという悲壮感もあいまって…(笑)。「これではダメだ」と改善策を検討することになったのです。

改善策としてRPAに着目した理由、さらに数あるRPAツールの中からWinActor®を選定された決め手をお聞かせください。

RPAについては雑誌やWEBなどで目にしておりましたが、2017年初頭はRPAの実績や評価を耳にすること自体少なく、私どもが抱える課題改善策として適当なのかも分からず、導入については慎重に検討をしていました。ちょうどそのときNTTビジネスアソシエ西日本の担当者からWinActor®を紹介され、2カ月のお試し期間が設けられていたこともあり効果を検証することにしたのです。RPAのようなエンドユーザー・コンピューティングでe-Govなどの複雑なインターフェイスに対応するのは実際には難しいのでは?と懸念していましたが、それも杞憂に終わり、RPA導入へのハードルの低さは大きな魅力だと感じました。とくにWinActor®は国産ということもあり、導入・開発が容易であることが決め手でした。

具体的にどのような点に優位性を感じておられますか?

業務部情報システム担当係長 横松直樹様
業務部情報システム担当係長 横松直樹様
WinActor®のお試し期間に前後して、他社製品についても事例を調査するなど検証を実施しました。やはり国産であるWinActor®は操作面でも、サポート体制でも導入へのハードルをさらに低くしてくれたと感じます。導入決定後は業務部の情報システム担当者3名が2日間にわたりNTTビジネスアソシエ西日本の研修を受けましたが、以後、シナリオの作成はその3名がアドバイスするかたちで他のスタッフが担当しています。電子申請に関するシナリオは、プログラミング素人のスタッフが作成したものです。時間は少しかかりましたが複雑な動きにも対応するよう組み上げ、現在まで微修正を重ねながらも問題なく稼働しています。

導入にあたり、工夫されたことなどはありましたか?

導入が比較的簡単というWinActor®の特性もあり、シナリオ作成を各業務部門に任せることも考えましたが、業務内容や個々のスキルの差などを考慮するとなかなか難しく、現状では情報システム担当が一括して作成・管理するかたちをとっています。月次・年次作業について一度シナリオを作ってしまえば、それ以降まったく人員を必要としないため、大幅な業務改善が可能です。ところが一度、導入次年度に「昨年に自動化したから今年は楽だ」と思っていたところ、シナリオにあらかじめ登録していた申請日付を差し替えておらず、すべての申請をやり直す…といった単純ミスも起こりました。何を自動化して、何を確認するか、といったチェック体制を見直すことも大切だと痛感しました。また本格的に自動化を推し進めたことで、シナリオを作業させている際にPCが使用できなくなる時間が増えたため、実行版1台を追加導入しています。

WinActor®を導入後、どのような効果がありましたか?

まず、時間外労働や休日出勤が大幅に削減できました。電子申請については、約800市区町村を対象に、全社36支店分を手作業で行っていたところがすべて自動化でき、チェック体制も不要になりました。例を挙げれば、1件につき10分を要する電子申請について、36支店で計360件、約60時間分かかっていた作業や、年末調整の入力・帳票作成について3人で数週間を要していた人的作業がほぼゼロになりました。また、年間2~3回で約1500件の反社会的勢力関連情報のWEBクローリング作業を1人で行っていましたが、これも完全自動化できています。作業を効率化し、時間短縮できたことでコア業務に集中できるようになったことはもちろんですが、苦行とも呼べるPCでの単純反復作業から解放され、スタッフ一同のストレス軽減ができたことは大きな効果といえるでしょう。

最後に、今後の展望をお聞かせください。

株式会社ツクイスタッフ様入社書類など手書き帳票についてはどうしてもペーパーレスが難しいものも多く、今後はAI OCRと結び付けWinActor®をさらに活用していきたいと考えているところです。シナリオに関しても、例えば「入社」をトリガーとしてその後発生する雇用契約書の作成から名刺発注、携帯電話の用意などに至るまで自動化できないか、といったことも検討していきたいと考えています。また、経理や財務などの分野ではもっと活用できるはずなので、RPAの効果を全社周知し、業務の洗い出しをしていくことも今後の課題となってくるでしょう。そのため、シナリオのノウハウやトラブルのケーススタディなども蓄積し、今後の展開へとつなげていければと考えています。

企業情報

商号 株式会社ツクイスタッフ
所在地 〒233-0002 神奈川県横浜市港南区上大岡西1-6-1
業務内容 労働者派遣事業、有料職業紹介事業、教育研修事業
設立 2016年1月
資本金 2億7千万円
代表者 三宅篤彦
社員数 187名(非常勤除く、2018年9月30日現在)

※WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。

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