事例紹介

専門家ではない担当者でもシナリオの作成が可能なWinActor®でコア業務に集中できる職場環境整備に成功。

事業概要

1970(昭和45)年の創業以来、生活雑貨用品、アイデア商品、美容・健康商品の製造卸を行う株式会社コジット。「こういうものがあったらいいな」をかたちにし、暮らしをもっと面白く、便利にする商品を独自の発想で次々に開発・製造・販売してきた。現在ではアイテム数は1,000を超え、店頭・通信販売など多岐にわたる販路を強みに、常におもしろいこと、新しいことを敏感にとらえて機動力ある経営を展開している。

WinActor®導入の背景・経緯

  • 商品アイテム数、販路などが多岐にわたっているため、とくに経理部門では返品業務等の定型業務が多く、業務の効率化が急務となっていた。
  • アウトソーシングを検討したが費用対効果が見込めず、定型業務を自動化できるRPAの導入を検討。
  • WinActor®試用版ライセンスを活用し、RPAの効果を検証。サーバー型よりクライアント型のWinActor®が費用・操作性の面で合致していると判断し、2018年3月より導入。

適用業務と導入効果

突発的に発生する入力業務や日次、月次作業を自動化。
コア業務に集中できる環境を実現。

Before

経理部門において、商品展開数拡大に伴い作業量が増える一方、人員が限られるなかで手作業による入力・チェックといった定型業務の多さが課題となっていた。とくに返品入力については、ほぼ毎日、突発的に発生するうえに、他部署の作業や売り上げ計上と連動しているため、経理としてのコア業務を中断して当たらなければならず、業務効率上、及び担当者のストレス面でも早急な解決が求められていた。また、締め日などに集中する業務も多く、時間外業務も常態化していた。

After

経理担当者が自らWinActor®のシナリオを作成し、運用。課題となっていた返品入力については、これまで倉庫の担当者からプリントアウトした返品リストを受け取り、その数値をエクセルシートに手入力していたが、WinActor®導入の際に入力項目などを見直してデータを自動的に反映するようにしたことで、経理部門での作業を自動化でき、手入力によるミスがなくなったほか、チェック体制も不要となった。続いて日次、月次の定型作業についても順次WinActor®によって自動化を進め、1案件につき1日5~20分の削減ながら、細かな積み重ねによってコア業務の中断が格段に軽減され、担当者のストレスも減ったことで業務に集中できる環境づくりが整ってきている。

導入効果

  • 担当者4人で分担し、年間600時間を要していた返品入力について自動化。
  • 前日の売上をCSV出力し、項目選定のうえ帳票を作成する作業について、1日5分、年間20時間かかっていたものをタスクスケジューラーによって定時実行。
  • 2つのシステムをまたいでデータ連携が必要だった関連会社の売上報告帳票について、WinActor®を橋渡し役として自動化に成功。1日5分の作業を定時実行。
  • 月1回、締め日に20分かけて手入力していた返品・破棄作業について自動化。
  • 回収実績の顧客データ作成において、顧客の状況にあわせて個別に基幹データからのデータ抽出を行っていたものを自動化。月20分の作業を削減。
  • 経理部門から営業部門への提供データ作成について、月10分の作業を自動化。

お客様の声

時代に先駆け、常に新しくユニークな商品開発を行う株式会社コジット。その企業姿勢を支えるために、複雑な商品管理を効率化していくことは経理部門の急務と考えておられました。2017年秋からRPAの導入を検討され、2018年3月からの試験期間を経てNTTビジネスアソシエ西日本のWinActor®を本格採用。経理部門のご担当者自らがシナリオを作成され、約1年で6つのシナリオが稼働し、成果を上げています。導入と運用を統括されているシステムデータ管理ご担当の横内大輔様と、経理部門のご担当者でシナリオ作成された藤林正典様にお話しをうかがいました。

今回、WinActor®を導入する以前、どのような業務に課題を抱えていたのでしょうか?

管理部システムデータ管理 リーダー 横内様
管理部システムデータ管理 リーダー 横内様
早い時代の流れのなか、常に新しい商品の提案を行っている弊社にとって、商品アイテム数の多さと、店頭販売や通販など多岐にわたる販路は大きな強みです。その一方で商品展開が拡大すると経理など管理部門の作業量は増えていきます。とくにPC入力やそのチェックといった定型業務は増える一方で、限られた人員のなかで処理していくためには効率化を急ぐ必要がありました。アウトソーシングも検討しましたが費用対効果は見込めず、またマクロなどによる効率化にも限界があります。とくに経理部門が行っている返品・入力作業については負担が大きく、他部署の作業や売り上げ計上と連動しているために、経理としてのコア業務を中断して当たらなければなりませんでした。業務効率の上でも、担当者のストレス面でも早急に解決したい課題だと考えていました。

改善策としてRPAに着目した理由、さらに数あるRPAツールの中からWinActor®を選定された決め手をお聞かせください。

アウトソーシングについて相談に乗ってもらっていたNTTビジネスアソシエ西日本から、別の問題解決策としてWinActor®を紹介されたのがきっかけでした。RPAについて情報としては知っていましたが、当時はまだまだ事例が少なく、当社でどのように役立てられるか、どんな効果をあげられるのかは未知数です。そこでWinActor®のお試し期間を活用させてもらい、RPAについて具体的に検証しました。WinActor®の性能や操作性を試してみるだけでなく、期間中に他社製品の展示会やセミナーにも参加してみて比較検討を重ねました。結果、いきなりサーバー型を導入するのは費用面で難しく、初期の立ち上げコストが低くてすむWinActor®は、RPAをスモールスタートさせたい当社にとって条件が合ったといえます。

具体的にどのような点に優位性を感じておられますか?

管理部経理 チーフ 藤林様
管理部経理 チーフ 藤林様
やはりシナリオ作成が簡単だという点です。当社にも社内SEがおりますし、課題解決のためのシステムを自社で開発することも可能ではあります。ただ、費用対効果を考えたとき、それではコストがかかりすぎます。また当社の場合、現在WinActor®を導入している経理部門はとくに問題意識が高く、「自分たちの業務をなんとか変えていきたい!」というモチベーションもありました。RPAについても積極的に取り入れたいという姿勢をもってくれていたのも大きかったように思います。システムの専門家ではない業務部門が自らプログラムを作成することを前提としていましたので、それをある程度簡易に実現できるWinActor®を選びました。

導入にあたり、工夫されたことなどはありましたか?

シナリオ作成が簡単とはいえ、通常業務もありますから実際には稼働まで3カ月ほどを要しています。2018年3月に試験期間をスタートさせ、5月に実稼働していますが、そのすべてがシナリオ作成にかかったわけではなく、後半のほとんどはエクセル帳票の入力書式の統一など社内調整に費やしたという経緯もあります。いまから思えば、最初につくるシナリオは部署をまたぐような難しいものではなく、経理部門単体で行うような簡単な業務からスタートさせた方が良かったかもしれません。また、試験期間中にWinActor®の作業が途中で止まってしまい、何をしても原因がわからないというトラブルが起こりました。NTTビジネスアソシエ西日本の担当者に相談し、SEさんと一緒に検証に来ていただいたところ、解決方法は意外にもコマンドの間に数秒の「待機」を入れるだけ、というものでした。これはWinActor®の処理スピードが速すぎるために起こりがちな現象らしく、こういったちょっとした「コツ」だけのことならもっと早く相談すればよかった!と後悔しました(笑)。

WinActor®を導入後、どのような効果がありましたか?

経理部門での課題の一つだった返品入力については、エクセル入力のプリントアウトを見ながら手入力していました。そのエクセルの入力項目を見直し、基幹システムからのデータ抽出方法などを整理したことで、経理部門で行っていた入力・処理をすべて自動化し、チェック作業のみの実施でよくなりました。担当者4人で年間600時間かかっていた作業が軽減できた計算です。また、経理担当者がシナリオを作れるようになったことで、日次や月次の定型業務についても次々と自動化できました。現在では6本のシナリオが稼働しており、今後も増やしていく予定です。これまでの業務が簡単にRPAに置き換わることで「自分たちの仕事が奪われる」といったハレーションが現場に起こりがちだとも耳にします。その点、当社ではRPA化にあたってその業務を担当する全員が問題の洗い出しや作業のパターン出しを協力して行ったこともあり、「自分で自分の業務を楽にすることができた」といった達成感を共有することができました。それを次なる仕事の成果につなげていくことが今後の目標の一つでもあります。

最後に、今後の展望をお聞かせください。

株式会社コジット様RPAの部分導入にはある程度成功し、今後は全社的な取り組みを視野に入れる必要があります。ただ今回の場合、経理部門のシナリオ作成担当者は、個人的にITパスポートやMOSも取得しており、SEではありませんが基礎知識はもっていました。そのため、他部署に広げるにはそれなりのサポート、工夫も必要だと感じています。また、現在の基幹システムをまもなく入れ替える予定で、それに伴ってシナリオを書き替える必要も出てくるため現在作成を少しセーブしている状況です。前述の「待機」を入れるコツのように、知っていれば簡単なこと、また他部署や他社さんでも使える定型パーツはあるはずです。同じ基幹システムや同じweb EDIを使っている者同士でシナリオを共有できる場を設けてもらうなど、シナリオを作りやすくする工夫が広がればWinActor®導入へのハードルは格段に下がるのではないでしょうか。今後の取り組みに期待しています。

企業情報

商号 株式会社コジット
所在地 〒550-0005 大阪府大阪市西区西本町1丁目12-20
業務内容 生活雑貨用品、アイデア商品、美容・健康商品について、店頭および通信販売による製造卸
設立 1972年2月
資本金 9千8百万円
代表者 久保慎一郎
社員数 100名

※WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。

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